【フリーアドレス】デスクの収納と書類の管理
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| ここ数年、フリーアドレスを導入する企業が増えてきました。 当初、フリーアドレス導入の主な目的が「コスト削減」だったのに対して、現在ではそれだけに留まらない様々なメリットも言及されています。 が、いざ導入しようと検討を始めると多くの問題に直面することも多いようです。 デスクの収納もそのひとつ。 個人のデスクがなくなれば当然、収納スペースも少なくなります。 今までのように私物を個人のデスクで管理することができなくなります。 書類だって大幅に減らすことが求められます。 今回はフリーアドレス制のデスク収納についてお伝えします。 フリーアドレス導入に向けた収納でもお困りごとがありましたらご相談ください。 経験に基づいたアドバイスをいたします。 |
まずは書類の量を適正に
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| フリーアドレスの導入を決めたということはペーパーレス化もある程度進んでおられるものと思います。 ただ実際に運用を始めると意外と書類の保管場所に苦労している、との声をよく伺います。 実際、フリーアドレス制を廃止する理由として「書類や私物の管理の難しさ」が挙げられるそうです。 書類を０にすることは無理ですし、する必要もありませんが、フリーアドレス導入前の半分程度を目安にデータ化や廃棄を進めてみてください。 もちろん、半分になったからOKでも、半分にならないからNGというわけでもありませんが、データ化したにもかかわらず原本を保管するなど他にも無駄がないかしっかり確認することは必要です。 |
書類の管理方法
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| 書類の量を減らしたところで管理方法を決めて、そのルールを周知させましょう。
管理の基準として例えば 1.廃棄する書類 2.データ化する書類 3.オフィス内で保管する書類 4.倉庫などで保管する書類 という区分があります。 また ●個人文書 ●共有文書 も分けておく必要があります。 まずはここを明確にしておきましょう。 ルールはあるけれどあまり守られていない、という場合はこの機会に徹底することをおすすめします。 |
| １．廃棄する書類 |
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●既にデータ化した書類（複数名以上が閲覧可能） ●必要なくなった書類 ●オンライン上でいつでも閲覧できる書類 ●原本が保管されている書類 などは廃棄の対象となります。 例えばカタログや取扱説明書などはいつでもオンライン上で閲覧できますし、必要であればプリントアウトもできるため保管の必要性はないと考えていいでしょう。 |
| ２．データ化する書類 |
| それぞれの会社によって基準は異なるかと思いますが、データ化できるものはできる限りしましょう。 例えば ●多くの人が閲覧する ●スマホやタブレットでも閲覧したい ●素早く閲覧したい といった書類はデータにしたほうが便利に活用できます。 ただし、データにすれば何でも良いということではありません。 解像度やファイル形式・ファイルの階層などにもルールを設け、必要な時にすぐに取り出せるように管理しておくことも大切です。 |
| ３．オフィス内で保管する書類 |
| 多くの人が閲覧し、紙の方がわかりやすいものや 法律によって保存が義務付けられている文書の中でも閲覧する頻度が高い書類は、オフィス内に保管するのが良いでしょう。 |
| ４．倉庫などで保管する書類 |
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●法律によって保存が義務付けられている文書で、めったに閲覧することがない ●社内規定によって保存しているけれど、やはり閲覧する頻度が低い といった書類はオフィス内ではなく倉庫など外部での保管を検討しましょう。 ただし、保存期限がひと目で分かるようにしておかないと、廃棄できないままいつまでも倉庫に眠ることになりかねません。 特に長期保存する書類には必ず保存期限を明記しておきましょう。 |
| ５．個人文書か共有文書か |
| 個人で管理する書類として、仕掛り中の書類や、業務上必要があって情報収集したものなどがあります。
それらは個人の管理するロッカーなどで保管することになります。 一方、それ以外は共有文書とみなして良いでしょう。 部署内・オフィス内の収納庫に保管しておくことで、必要な人が必要に応じて閲覧できるようになります。 共有文書の中で特にセキュリティに配慮した方がよい書類は、カギ付きの収納庫などに保管します。 |
フリーデスク収納
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| 個人で管理する書類を極力減らしたら、次は収納方法を考えます。 フリーアドレスで使用するデスクは、収納スペースがあまりないものが多いのではないかと思います。 収納できる場所としては一人ずつに割り当てられたロッカーが主なスペースになるかも知れませんね。 そうなると デスクに置くものは本当に必要なモノだけにしたいところです。 使うかどうかわからないモノに割くスペースはありません。 そこでロッカーを有効かつ機能的に活用するための収納グッズをいくつかご紹介いたします。 |
| 持ち手つきファイルボックス |
| ファイルボックスは元からあってとても便利で使いやすいモノだと認識していましたが、それが 片手でもラクラク持ち運べる持ち手つきになりました。 四角い形状は書類はもちろんのこと、ロッカーにもピタリと納まりますし、自立してくれるのはほんと助かります。 ファイルボックスならデスクの上に置いても乱雑な印象を与えませんね。 |
| 社内用トートバッグ |
| ファイルボックスが主に書類の収納に長けているのに対して、 トートバッグは他にペンやパソコンなども一緒に持ち運べるようになっています（インナーバッグが必要な場合もあり）。 購入時にはロッカーにすっぽり収まるサイズを選びましょう。 |
| 強力マグネットフック |
| 出勤時使っていたカバンをロッカーにしまうと何かと不便、というときにはデスクのスチール部分につけられる強力なマグネットフックを利用しましょう。 最近では10kgの重さまで耐えられるマグネットフックもあり、通勤用のカバンくらいなら問題なくかけられそう。 社内用のトートバッグをかけておけば、引き出しなどがないデスクの貴重な収納スペースになります。 |
| モバイル用ペンスタンド |
| デスクではさっとペンが取れるペンスタンドがいいけれど、フリーアドレスには不向きですよね。 でもモバイル用のペンスタンドなら、デスクではペンスタンドとして、移動するときはペンケースとしてカバンに入れて持ち運ぶこともできます。 ペンスタンドとして広げたときにスマホスタンドにもなったり、付箋を入れるポケットが付いているタイプもあったり、と機能面も充実しています。 |
| 仕切り機能付きオーガナイザー |
| フリーアドレスのオープンな環境の中でも時には一人で集中したいこともあるはず。 そういう時に頼りになるのが「仕切り機能付きオーガナイザー」。 普段は文具などを入れて持ち運べるオーガナイザーを広げると簡易的な仕切りになる、という便利グッズ。 視界を少し遮るだけで集中できることもありますね。 |
クリーンデスク
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| クリーンデスクは元々「離席する時に重要な書類などをそのままにしないこと」という意味で使われていましたが、 フリーアドレスでは 「外出時や退社時にデスクを片付けてから席を離れる」 といった意味で使われます。 毎日デスクを片付けるのはもちろんですが、さっと一拭きしてから帰りたいもの。 例えばコーヒーを飲んだときのカップの跡が残っていたりすると、次に使う人はちょっと嫌な気分になりますよね。 フリーアドレスではデスクも共有物ですから、使い終わったらきれいにしておきましょう。 |
まとめ
| 今回はフリーアドレス制におけるデスクの収納についてお伝えいたしました。 フリーアドレスが成功している企業では ●ルール化 ●周知 ●ペーパーレス などが徹底されているようです。 また「なぜフリーアドレスを導入するのか」ということが全員で共有できていることがとても重要だとも言います。 やはり全員の協力があってこその成功なんですね。 どんな仕事であれ、そこは変わらないのだと改めて思いました。 職場の片付けでお悩みがありましたらぜひご相談ください。 一度プロの技術が入ることでその後の片付けが格段に楽になります。 |
