【契約書】ファイリングの5ステップと管理の意義とは？
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| 会社にとって重要な書類のひとつ、契約書。
契約書の重要性は誰もが認識されていると思いますが、 そのファイリングの仕方についてはどうでしょうか。 創業してから年数が経てば経つほど契約書の数もどんどん増えていきますから、できるだけ早い段階でルールを決めてファイリングしておかないと、不都合が生じることになります。 一方で最近はデータ化も進んでおり、スキャナ保存している企業もあるでしょう。 ただし一定の要件を満たす必要があり、その要件も厳格でハードルが高いとの声もあります。 今回は紙の契約書をどうファイリングして保管するかについてお伝えします。 契約書のファイリングや管理にお困りでしたらぜひご相談ください。 秘密は固く守ります。 |
契約書ファイリングの5ステップ
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| まだ契約書の枚数が少ないうちは、まとめて綴じておくくらいでもそれほど業務に支障はありませんが、数十枚・数百枚と増えてきたら一定のルールを決めて管理する必要があります。 では、どのようなルールでどのように管理するのが望ましいのか、それらも含めた手順を解説いたします。 |
| １．契約書を社内規定に沿って保管するものと廃棄するものに分ける |
| 法律でも契約書の一定期間の保管は義務付けられていますが、それを踏まえて社内でも保管に関する規定があるかと思います。 まずはその規定に沿って保管するものと廃棄するものに分け、廃棄できる契約書は廃棄します。 |
| ２．保管する契約書を分類 |
| 保管する契約書を ●期間が過ぎた（満了・解約）もの ●有効なもの に分け、さらに有効な契約書を分類します。 どの分類方法が適切かはその会社によって異なりますが ●名称（取引先名称・商品名など）別で分類 ●数字（年度など）別で分類 ●テーマ（業務内容など）別で分類 ●案件別で分類 などがよく使われます。 実際には年度別と名称別など複数の分類方法を組み合わせることが多いようです。 いずれにせよ 管理者と利用者、双方の意見が取り入れられるようにするとよりバランスの取れた分類方法になります。 |
| ３．分類した通りファイリング |
| いよいよファイリングです。 ここで絶対してはいけないのが「綴じ紐」や「フラットファイル」を使うこと。 「前に綴じてある契約書を全部取り出してから、やっと目的の契約書にたどり着ける」状態は非効率そのもの。 契約書に直接パンチングするのも、違法ではありませんができたら避けたいところです。 1部ずつクリアポケットに入れてファイルする方法もありますが、抜き差しが意外と手間でファイルを取り出してめくるのも大変です。 1件ずつクリアファイルに入れてボックスファイルでまとめると、取り出しやすくすっきり片付きます。 その際 ●ボックスファイルは「〇年〇月」、クリアファイルは「契約先名」 ●ボックスファイルは「あ行」、クリアファイルは「案件」 など大分類、中・小分類に分けることで見つけやすくなります。 なお、ボックスファイルにもクリアファイルにも分類名やインデックスを付けることをお忘れなく。 |
| ４．分類・管理方法をルール化 |
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せっかくきちんと分類しても、探す時に共通のルールがないと無駄な時間がかかってしまいます。 アルファベットはカタカナに変換する、「ソー」なら「オ」と表記する、「イー」なら「イ」のように「ー」を省くなど、どう扱うかなども決めて周知させましょう。 また、 期間が満了した契約書の取扱いや廃棄する際の方法なども決めて、必要のなくなった契約書がいつまでも同じところに放置されないようにルール化することも大切です。 |
| ５．契約書管理台帳の作成 |
| 契約書の管理に管理台帳は欠かせません。
どのように管理するかによって項目は変わりますが、例えば ●会社独自の契約書ID ●契約先名称 ●担当部署 ●担当者 ●締結日 ●契約満了日 など。 また、管理台帳を見ることで目的の契約書がどこにファイリングされているかが分かれば、更に利便性が高まります。 |
契約書をファイリング・管理する意義
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| 膨大な量の契約書をファイリングする、というのはとても大変な作業です。 それでもできるだけ早いうちに着手した方が良いと考えるには理由があります。 |
| １．業務の効率化 |
| 仕事中に探し物をする時間はムダ以外の何物でもありません。
契約書に限らず、必要な書類がすぐに取り出せるようにしておくことで年間80時間も短縮できるとのこと（コクヨ調べ）。 1日8時間勤務として10日分です。 この時間を節約できたら残業時間もかなり減らせるはず。 |
| ２．リスク回避 |
| そもそも契約書はトラブルにならないように双方の約束事を書面で残した物。 重要書類であることは明確です。 それが管理できていないとなると、紛失や情報漏洩などにつながりかねません。 そういったリスクを回避するためにも契約書の管理は大切です。 |
| ３．社会的信用を失墜しないため |
| 契約書は法律でも保管義務期間が定められており、監査が入った時にもすぐに取り出せるようにしておきたいもの。 万が一、法律に反して保管義務期間内に廃棄・紛失したとなると、社会的信用を失ってしまうという最も大きなリスクに直面してしまうかも知れません。 |
まとめ
| 今回は書類の中でも特に重要度が高い契約書のファイリングについてお伝えいたしました。 増え続ける書類には頭を悩ませる方も多いかと思います。 何を整理整頓するにも、まずは「適正量にする」ことが第一歩となります。 ただ、書類は法的にも簡単に処分・廃棄することが難しい場合もありますよね。 だからといって管理もファイリングもされていないのでは、「書類を保管している」とは言えないのではないかと思います。 今後も増え続ける書類の管理には電子化を検討する必要があるかも知れませんね。 電子帳簿保存法が、2022年1月には改正によりさらに要件が緩和され、原本の廃棄が進みやすくなりそうです。 ただし、手がつけられなくなってからの電子化では時間もコストもかかってしまいます。 そうなる前にぜひご相談ください。 1度プロの手が入ることでその後の管理が格段にラクになり、電子化もしやすくなります。 |
